Klaus Tumuscheit – Unternehmensberatung – | Arbeitspakete: Schnell und einfach!

Arbeitspakete: Schnell und einfach!

„Wie schnüre ich Arbeitspakete?“

Erstaunlich, wie oft mir dieser Frage gestellt wird. Eigentlich sollte die Antwort längst klar sein. Warum ist sie es nicht?

Viele ProjektmanagerInnen sagen: „Ich hab schon so viel dazu gehört und gelesen – aber damit kann ich nicht viel anfangen! Das ist nicht praktikabel, zu kompliziert, nicht nachvollziehbar!“ Viele fragen auch: „Gibt es keine allgemeingültigen, einfachen und klaren Regeln für das Schnüren von Arbeitspaketen?“ Doch. Gibt es:
Sie brauchen zunächst einen Arbeitspaket-Rahmen. Das ist einfach: Erstellen Sie ein Matrix. Y-Achse: Die einzelnen Abteilungen, die zuarbeiten. X-Achse: die Phasen mit den Meilensteinen.

Überlegen Sie (mit Ihrem Team): Welche Leistungen erwarten wir von welcher Abteilung bis zu welchem Meilenstein? Tragen Sie das in die Matrix ein. Damit haben Sie alle Arbeiten im Projekt klar auf einen Blick.
Jetzt verfeinern Sie diesen Überblick. Beschreiben Sie (natürlich außerhalb des Schaubildes) für jedes Arbeitspaket genau, was Sie erwarten: das erwünschte Ergebnis jedes Paketes.

Differenzieren Sie dieses Ergebnis nach Abnahmekriterien: Welche Zielgrößen müssen erreicht werden, damit Sie am Ende das Arbeitspaket abnehmen?
Sprechen Sie mit den Linienvorgesetzten: Wer von deren Mitarbeitenden soll für jedes einzelne Arbeitspaket verantwortlich sein? Notieren Sie den Namen zum Arbeitspaket.

Binden Sie den genannten Verantwortlichen ein. Fragen Sie ihn, wann er starten und wann er liefern kann. Verhandeln Sie und korrigieren Sie ggf. Ihre Terminplanung entsprechend. Läuft das Arbeitspaket über mehrere Wochen, können Sie Prüf- oder Haltepunkte vereinbaren, um zu überprüfen, wie das Arbeitspaket im Plan liegt.

Bitten Sie den Arbeitspaket-Verantwortlichen, eine Liste mit den Aktivitäten aufzustellen, die für die Ausführung seines Pakets nötig sind. Das erleichtert ihm die Arbeit, Ihnen die Transparenz und Ihnen beiden die Kommunikation.

Das war‘s schon. Unglaublich? Ja, so einfach ist das. So machen das die Projekt-Champions seit Jahren. Das hat sich bewährt, ist praktikabel und einfach. Wenn das so toll ist, warum macht das dann nicht jede(r)? Gute Frage – ich kann sie nicht beantworten. Keine Ahnung, warum sich Menschen von dem abhalten lassen, was hilfreich und gut ist. Ich weiß nur: Die Dinge, die in der Praxis seit Jahrzehnten zuverlässig funktionieren, sind nun eben mal einfach – man muss sie nur kennen und anwenden.

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