Klaus Tumuscheit – Unternehmensberatung – | In 10 Minuten alles klar!

In 10 Minuten alles klar!

Ein Projektleiter fragte mich neulich: „Wie präsentiere ich meinem Auftraggeber den Projektplan – in nur 10 Minuten?“ Unmöglich? Nein. Die Best in Class schaffen das. Und Sie bald auch.

Die Frage höre ich häufig. Warum? Weil nach spätestens 10 Minuten der Auftraggeber die Geduld verliert, pointiert auf die Uhr schaut oder schlicht zum nächsten Termin muss. Leider schaffen es die meisten ProjektleiterInnen nicht in dieser Zeit. Weil sie sich in Details verzetteln oder auch in unnötige Diskussionen reinziehen lassen.
Schluss damit! Wie? So:

  1. „Impfen“ Sie den Auftraggeber. Kündigen Sie an: „Ich präsentiere in 10 Minuten den Projektplan – danach können wir offene Fragen diskutierten.“ Moderieren Sie entsprechend: „Gute Frage, notiere ich mir kurz – wir kommen in der Diskussion darauf zurück.“
  2. Eherne Strategie: Kleinigkeiten interessieren jetzt nicht! Jetzt bitte nur die wichtigsten Eckpunkte!
  3. Das heißt: Bloß nicht auf einzelne Arbeitspakete eingehen!
  4. Was will der Auftraggeber als erstes hören?
    Was das Projekt überhaupt bringen soll: den Nutzen. Möglichst quantifiziert: so viel mehr Kunden, so viel mehr Umsatz, so viel mehr Gewinn, so viel weniger Kosten …
  5. Dann: Wirtschaftlichkeit. Wann wird sich das Projekt gerechnet haben?
    Zum Beispiel: „Das Projekt rechnet sich nach 14 Monaten.“
  6. Danach: Was wird das Ergebnis des Projektes sein?
    Zum Beispiel: „Wir erreichen den Projektnutzen durch eine neue Software und eine verbesserte Prozessgestaltung.“
  7. Was sind die Annahmen hinter Wirtschaftlichkeit und Ergebnis? Zum Beispiel: „Wir brauchen dafür 11 Monate, es kostet 740.000 Euro und aus drei Abteilungen brauchen wir vier Leute zur Unterstützung.“
  8. Zeigen Sie ihm die Arbeitspaket-Struktur. Alle Pakete in der groben Übersicht: Bezeichnung des Arbeitspaketes, Ausführender, zuständige Abteilung. Nur zeigen! Nicht erläutern! Detailfragen notieren und auf die Diskussion verweisen!
  9. Priorität der Stellschrauben aufzeigen: Welche hat Vorrang?
    Besteht Terminvorrang? Oder ist das Projektergebnis am wichtigsten? Oder ist das Budget gedeckelt?
  10. Risikoanalyse: Was sind die möglichen Risiken im Projekt? Was ist der Plan B im worst case? Nur kurz skizzieren.
  11. Stakeholderanalyse: Wer unterstützt das Projekt wie?
  12. Damit er beruhigt ist, zeigen Sie dem Auftraggeber, dass Sie ein Frühwarnsystem implementiert haben (das haben Sie hoffentlich). Wie es funktioniert, zeigen Sie ihm am besten exemplarisch anhand eines konkreten Arbeitspaketes (einzige Ausnahme von der Detailverbotsregelung).
  13. Zeigen Sie: An welcher Stelle im Projekt wird vom Auftraggeber eine Entscheidung erwartet?
  14. In 10 Minuten mit Powerpoint? Kaum möglich (Folien-Wust!). Die 10 Minuten schaffen Sie eher mit Flipchart und Pinnwand.

Die 10-Minuten-Checkliste. Praxiserprobt. Bewährt. Probieren Sie’s aus!
Mit einer Handvoll Testläufen schaffen auch Sie die legendären 10 Minuten.
Wenn Sie es geschafft haben: meinen Glückwunsch!

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